Kiedy wdrożenie KSeF może kwalifikować się do ulgi B+R?

Ulga B+R dotyczy działalności twórczej prowadzonej w sposób systematyczny, mającej na celu opracowanie nowych lub ulepszonych produktów, procesów czy usług. W przypadku wdrażania KSeF, możliwość skorzystania z ulgi B+R gdy:

1. Przedsiębiorstwo samodzielnie opracowuje lub rozwija oprogramowanie mające na celu integrację z KSeF,

2. Pracownicy Firmy angażują się w twórcze prace, takie jak np. analiza potrzeb, projektowanie rozwiązań, testowanie lub wdrażanie systemu, które prowadzą do istotnych zmian w procesach fakturowania i obiegu dokumentów.

Należy pamiętać, że sam zakup gotowego oprogramowania bez jego modyfikacji czy dostosowania nie będzie kwalifikował się do skorzystania z ulgi B+R.

Aby móc wdrożyć ulgę B+R przy implementacji KSeF konieczne jest uwzględnienie danej praktyki biznesowej, charakterystycznej dla danego przedsiębiorcy w obszarze prowadzonej przez niego działalności. Każdorazowo nowe procesy i inne zmiany w organizacji pracy przedsiębiorcy wynikające z konieczności wdrożenia KSeF powinny być kompatybilne z jego specyfiką, a więc unikatowe i typowe dla przedsiębiorcy.

Natomiast samo obligatoryjne wprowadzenie do przedsiębiorstwa rozwiązania KSeF jest nowatorskie z perspektywy wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Case study – interpretacja indywidualna z 28 listopada 2023 r.

1) Tło case’u

Wnioskodawca: Spółka IT (część międzynarodowej grupy), prowadząca projekt „X.” – integrację wewnętrznych systemów księgowych z KSeF + wymogi VAT/JPK.

Wynikiem projektu miało być oprogramowanie obejmujące szerokie spektrum zmian u Wnioskodawcy mające wpływ na obieg dokumentów, ewidencję w systemie, rozliczenia podatkowe VAT, obsługę bilingowania klientów oraz nowy zakres czynności realizowanych w ramach rożnych działów Wnioskodawcy.

Co istotne, Wnioskodawca w ramach przedstawionego stanu faktycznego nie dokonuje prac programistycznych. Rozwiązanie integracji z KSeF zostanie przeprowadzone z udziałem podmiotu zewnętrznego dysponującego autorskim rozwiązaniem. Jednak projekt nie mógł być zrealizowany bez wykonania prac po stronie Wnioskodawcy – przez jego pracowników – szeregu czynności opartych na ich dotychczasowej wiedzy oraz posiadanych kompetencjach w zakresie wymaganym dla efektywnego stworzenia i funkcjonowania oprogramowania w Spółce. Zakres prac pracowników Wnioskodawcy obejmował m.in. prace koncepcyjne, analizę systemów wewnętrznych pod kątem komunikacji z KSeF, analizę biznesową, analizę procesów w zakresie bilingowania i obsługi klientów, ustalenie nowych procesów i procedur. Efekty prac pracowników Wnioskodawcy w opisywanym stanie faktycznym będą na bieżąco uwzględniane przez zewnętrznego dostawcę celem dokonania koniecznych zmian w Systemie, który stworzy dzięki tej współpracy rozwiązanie „szyte na miarę”.

Cel: wdrożyć nowy proces e fakturowania dostosowany do specyficznych potrzeb firmy – w modelu współpracy z zewnętrznym dostawcą „Systemu”, ale z kluczową rolą kompetencji własnych pracowników (analiza, koncept, testy, walidacja).

Zakres prac objął m.in.: integracje wszystkich systemów księgowych i bilingowych z KSeF, nadawanie uprawnień i zarządzanie uprawnieniami, rejestracje faktur sprzedażowych (xml) w KSeF, pobieranie i odpowiednią obsługę nadanych przez KSeF wartości, przekazywanie i odbieranie załączników do faktur, dostosowanie rozwiązania do masowego rejestrowania fakur w KSeF itd.

Wnioskodawca prowadził szczegółową ewidencje czasu pracy i rozdzielał prace B+R od prac rutynowych, planując odliczenia kosztów kwalifikowanych maksymalnie w limicie 200%.

2) Pytania do KIS:

1. Czy projekt X spełnia definicję działalności B+R (art. 4a pkt 26 ustawy CIT) uprawniając do ulgi B+R?

2. Czy wydatki na pracowników (umowa o pracę, zlecenia/dzieła) – płace, premie, ekwiwalenty, składki – mogą być zaliczone do kosztów kwalifikowanych (art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a CIT)?

3) Stanowisko organu

Pytanie 1: Tak, projekt spełnia definicję B+R – prace są „twórcze”, prowadzone „systematycznie” i prowadzą do „zwiększenia zasobów wiedzy” (prace koncepcyjne, analizy, prototypy, nowe procedury itp.).

Pytanie 2: Tak, wydatki na wynagrodzenia, składki i dodatki dla osób na umowach cywilnych (zlecenie/dzieło) mogą stanowić koszt kwalifikowany – pod warunkiem rzeczywistego zaangażowania pracowników w prace B+R.=

Reasumując, powołana interpretacja Dyrektora KIS potwierdza możliwość stosowania ulgi B+R w przypadku podjęcia prac nad integracją systemu firmy z KSeF (rozwój procesów i infrastruktury) .

Kroki niezbędne do skorzystania z ulgi B+R przy wdrożeniu KSeF

‍

Krok 1: Identyfikacja prac o charakterze badawczo-rozwojowym, które były prowadzone w ramach wdrożenia.

Krok 2: Wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji potwierdzającej prawo do skorzystania z ulgi B+R (opcjonalnie).

Krok 3: Zaprowadzenie ewidencji ww. prac (ewidencja kosztów kwalifikowanych takich jak np. wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces wdrożenia KSeF).

Krok 4: Złożenie deklaracji podatkowej / korekty deklaracji uwzględniającej odliczenie zidentyfikowanych kosztów kwalifikowanych.

‍

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązkowe stosowanie przez przedsiębiorców Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”) zostało potwierdzone przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z aktualnym harmonogramem stosowanie KSeF ma się odbywać według poniższego harmonogramu:

• 1 luty 2026- Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla dużych podatników (tj. tych, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT przekroczyła 200 mln zł),

• 1 luty 2026 – Obowiązek obejmie także wszystkich podatników, który będą zobowiązani do odbioru faktur zakupowych z KSeF,

• 1 kwietnia 2026 – Obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, jak również podmioty zwolnione z VAT za wyjątkiem mikroprzesiębiorców u których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

• 1 stycznia 2027 – Obowiązek obejmie mikroprzesiębiorców, u których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

‍

Masz pytania? Potrzebujesz wsparcia?

Skontaktuj się z nami – sprawdzimy:

• Czy Twój projekt wdrożenia KSeF spełnia definicję B+R,

• Jak poprawnie ewidencjonować prace i koszty,

• Jak bezpiecznie skorzystać z ulgi do 200% wartości wydatków.

‍

‍